信息管理
首先，我们生活在一个电子化的时代，在日常办公中，电子资料的使用已经成为主流。因此，如何有效地管理电子化材料，使其在查找时方便且高效，显得尤为重要。创建一个合适的文件管理体系可以大大提高查找效率，从而节省时间和精力。
其次，学习的时候重视框架也很重要，这一部分已经在信息处理中讨论过了，这里仅仅简单地再提一下。学完一件东西之后，务必留下与一些关键词，这是大脑进行索引的基础。并且，学习的时候就应当注重思想，记忆思想是要记忆冗长的知识点容易得多，也更难遗忘，利用思想来寻找同类项，可能是个好办法。然而，不得不承认，很多时候我们可能连思想都记忆不住，人脑的记忆量毕竟有限。退而求其次，无论如何一定要记住一些关键词，我们可以把记忆思想转化为记录思想，记录在使用过的学习材料上。以后要用到的时候，使用这些关键词直接跳转到之前使用过的学习资料，从而快速回忆起这些链接。
第三，由于人脑的记忆承载量有限，我们需要找到合适的工具来帮助我们管理使用过的学习资料。 例如，可以使用如DevonThink这样的资料库管理工具，Zotero这样的论文引用管理工具，以及Agenda这样的随笔管理工具。通过合理地管理这些学习资料，我们可以更有效地进行知识的管理和索引，从而提高我们的学习和研究效率。
最后，由于我们日常工作和生活中的不确定性，我们需要对资料进行备份。 资料的备份是一个常被忽视，但却至关重要的环节。电脑硬盘的故障、电子设备的丢失或被盗、以及各种意外情况的发生，都可能导致我们的电子资料的丢失。这对于科研人员来说，尤其是那些依赖于大量数据和研究资料的科研人员，可能意味着数月甚至数年的努力付诸东流。因此，对于所有的重要资料，我们都应该进行定期的备份。
接下来，我就将按照上面所述的顺序，先陈述文件体系的管理，再阐述合适的知识管理工具，最后阐明如何备份文件。
知识类文件体系的管理
我们指出，在这里我们要探讨的并不是常规的文件体系管理，而是资料库文件的管理。在计算机的系统文件夹之外，我们另外开辟了一个独立的知识文件库，这里要阐述的，就是如何保持其整洁和有序。 这其实涉及到如何维护一个清晰、结构化的文件层次体系，使得我们的过去的知识都能够在其中找到自己的位置。
我们指出，优秀的学习能力和记忆力能够让我们对学过的东西印象更加深刻，但并非全部。更为关键的是，你如何管理你的数据库。一个有序、高效的数据库管理方式可以极大提升你的信息保留比例，同时也能提高信息的质量。
我们的目标是创建一个精简，可高效检索的系统，它能快速地帮助我们获取所需的信息。关键在于，这个系统不需要过度复杂，简洁反而更佳。 我曾经在网上看到一些复杂的文件命名规则和文件夹分类方法，甚至还引入了tags和labels这些工具辅助管理。然而，这些复杂的规则在处理数量并非特别巨大的文件时，反而显得过度繁琐，浪费时间。实际上，一个良好的文件夹组织、全文搜索工具，基本上已经能满足大部分需求。只有当文件实在找不到时，才有必要考虑更为“高级”的文件命名方法和使用tags或labels这类工具。毕竟，给每个文件添加标签或标签需要时间，如果文件数目庞大，你可能会发现自己花费了大量无效时间在文件管理上。
重要的是要清晰认识到，我们所有的努力都是为了更轻松地找到所需信息，不应该在无意义的复杂性上浪费时间和精力。
整理文件有多重要?
整理文件至关重要，因为它可以使文件更易于识别，有助于区分重要性。 在搜索工具愈发普及的情况下，有些人或许会认为文件整理已经不再必要，但这是一个误解。即使有强大的搜索工具，如果我们排列文件过于混乱并且忘记了文件的名称，那么搜索工具也无法帮助我们找到它。 而且，随着文件数量的增加，杂乱的文件也会给其他人带来困扰。因此，整理文件就像把食材放回厨房、把衣服放回衣柜一样重要，它有助于我们有效地管理和查找信息。
选择自己的文件夹划分方案
我们都需要找到一种适合自己的文件组织方法，而非简单模仿他人。 将他人的习惯硬套于自己往往不适，例如，如果你不是大量阅读电子书的人，那么采用一个以电子书分类为主的文件系统就无法满足你的需求。
找到适合自己的分类方法，并不必过分追求科学性或完美性。最重要的是了解自己的文件习惯，并在整理过程中将这个制度深深刻入脑海。完成整理后，你应该能清楚地知道每个文件的位置。
建立文件夹层级时，需要遵循三个基本原则：可靠性、明确性和简明性。
可靠性：文件夹应有稳定、统一、可靠的层级，且不会因新文件的加入而发生大的变动。你应该在建立文件夹层级时就为所有文件找到一个合适的归宿，而非为每个新文件单独创建新的文件夹。
明确性：文件夹内容应明确，其名称应清晰易懂，与同目录下的其他文件夹区分开来，避免混淆。尽量避免创建含糊或令人困惑的文件夹名称，例如 “杂七杂八” 或 “猜猜这是什么文件夹”。
简明性：尽量控制文件夹的层级不超过3层，以便于查找和访问。过深的文件夹层级会影响检索效率，除非有特殊的归档要求，否则3层的层级已足以区分不同类型的文件。如果超过三层，可以考虑将第二层的目录独立出来作为一个新的一级目录。
我自己的文件管理体系有点类似于图书馆中的管理，将资料根据主题分门别类存放。 以数学为例。我会创建一个名为”数学”的文件夹，将与数学有关的文件都放进去。在这个数学文件夹下，我会根据数学的各个子领域来创建创建各种子文件夹，比如“微分几何”、“数学分析”、“高等代数”等。在这些子文件夹下，我会存放对应的资料。
我们指出，在知识体系管理中，我们并不需要对文件命名设置严格的规范。对于大部分文件，只要遵循常规的命名习惯，并结合搜索工具和恰当的文件夹管理体系，我们就能够迅速地找到我们需要的文件。
然而，当涉及到论文的管理时，事情就变得有些复杂。论文具有数量多、主题杂、涉及面广等特点，有时候仅仅依靠按照领域区分、依靠搜索工具搜索，我们可能依旧会出现找不到对应论文的情况。
我们需要找到一种可以快速识别和检索论文的命名系统。我自己是采用一种包含了作者、年份和标题关键词的命名模式。例如，我们可以采用这样的命名规则：“作者-年份-标题关键词.pdf”。 这种命名方式相比网上的很多命名规则，既可以直观地展示出论文的基本信息，可以让我们通过搜索特定的关键词快速地找到对应的论文，又不是很冗长。
知识管理工具
对于大多数人来说，信息过载已经成为现代生活的一部分。有时候，无论我们的记忆力如何强大，我们都难以记住所有我们需要知道的信息。因此，使用管理工具来帮助我们管理、存储和检索信息，显然是一个更好的选择。
在这个原则的基础上，我自己使用的三个知识管理工具是，资料库管理工具DevonThink，论文引用管理工具Zotero，随笔管理工具Agenda。下面我将依次介绍它们。
专业化资料库管理工具——DevonThink
DevonThink作为知识管理工具，提供专业功能和界面，并减少干扰。但不是所有文件都适合存放在其中。
DevonThink适合存放“图书馆型文件”——专业性强且需要长期使用的文件。 例如，作为学生的我们可以使用DevonThink管理学习资料。DevonThink对常见办公文档和电子书格式兼容，即使遇到罕见的格式，也可以调用其他软件进行查看。
另一方面，一些临时使用或者即用即删的文件，也就是“工地型文件”，其实并不适合只放在DevonThink里。 很多文件开始时适合在Finder里处理，待加工后再转移到DevonThink，成为资料库的一部分。另外，一些必须以文件夹形式读取的文件，例如代码、博客，它们也不适合直接存入DevonThink里，使用index方式可能是更好的选择。
DevonThink具有的主要功能和特点包括：
- 文件和媒体浏览器。 像Finder一样，DevonThink可以在一个分层的文件夹结构中组织文件。你无需过于整理你的文件，而可以通过标签管理进行简易分类。感觉搜不到的文件，可以通过打标签提高其可见度。像音乐和照片一样，它也可以存储和播放媒体，如音乐、照片和视频（尽管其媒体功能不如“音乐”和“照片”中的媒体功能先进）。此外，它将元数据，有关每个项目的额外信息（例如标签和修改日期）存储在与文件本身分开的特殊数据库中。用户放入 DevonThink 的所有内容都已编入索引，以便快速搜索和排序，您可以通过 Finder 不提供的方式对信息进行分组和识别。所有原始文件在您的磁盘上仍以其原始状态可用，但在 DevonThink 中，用户可以以更灵活的方式查看和使用数据。其核心功能包括查看文件、全文搜索、OCR，显示基本文件信息，生成词云、词频分析，以及找出相似的文件（Classification, See Also）。
- 片段保存器。任何提供一种方便的方式来捕获和存储广泛的数据的应用程序都可以称为片段管理器。 这些广泛的数据包括URL、给自己的注释、屏幕截图、网页部分以及无数其他不一定适合独立文件模式的信息。DevonThink 也可以作为出色的片段管理员，它具有管理杂项数据的卓越能力。你可以通过“Inbox” 和“Read List”来管理稍后阅读和将来需要阅读的书籍和内容。同时，还有 “Favorite List”和“Reading List”来管理精选内容和正在阅读的内容。
- 笔记工具。 对于在课堂或会议上花费大量时间的人来说，拥有一个简化做笔记和工作的工具是很有帮助的。有了Curio、NoteTaker、Pear Note和Microsoft OneNote等应用，用户不仅可以输入笔记（就像在任何文字处理器或片段保存器中一样），还可以录制音频，突出显示和注释文本和PDF，制作大纲，以及做类似的笔记任务。DevonThink也提供了几种促进笔记的方法，包括音频和视频笔记。
- 双向链接和Wiki Link。DevonThink 内部支持双向链接，使得你可以在文档之间建立联系。尤其适合做文献管理。DevonThink还支持 Wiki Link，它是一种 URL Scheme，使得你能在任何应用程序和文件中，通过点击链接，立刻跳转到 DevonThink 中的文件，甚至是特定的页码、所选文本，或者视频中的特定位置。Markdown 文件也支持这个功能。
- 数据库。 数据库应用程序，DevonThink 也是一种数据库，虽然它不具备独立数据库的所有功能，但它确实可以让用户以几乎相同的方式对某些类型的信息进行切片和切块。
- 文件自动化。智能文件夹在DevonThink中承载更大的自动化能力，如批量处理文件，比Finder和Automator更强大。 例如，自动筛选扫描版PDF进行OCR识别，每有新PDF就处理一次，方便后续全文搜索。你可以通过智能规则来自动识别和处理重复文件、今日文件、最近文件等。还可以实现文件自动化，如通过特定规则对文件进行分类。
- 网络和RSS阅读器。 Mac上不乏网页浏览器（Safari、Chrome和其他）和RSS阅读器。DevonThink可能没有独立的网络浏览器或RSS阅读器的所有功能，但与其他不同的是，它可以以有趣的方式将URL、网页、新闻源和其他在线内容与其他数据整合在一起，当然，它还将所有的内容（以及任何相关的元数据）编成索引，以便快速定位。DevonThink 还支持对网络信息的收集，使你能轻松整理、查阅网络资料。
- 组织工具。尽管DevonThink目前还不是一个思维导图程序，但它确实有一些功能可以帮助用户找到并探索数据片断之间的联系。 例如，除了支持标签、标记和被称为复制体的文件的多个指针外，它还使用人工智能技术，根据已经分类的类似文件对新文件进行分类。
- 分享功能。DevonThink 提供方便的分享功能，使你能和其他人，或者其他应用共享你的文件和数据库。他人甚至可以通过网页浏览你的数据库。
事实上，用户在DevonThink中可以轻松创建、存储、组织、查找和检索几乎任何类型的数据。 它在数据库中的搜索功能非常强大，可以模糊搜索，也可以使用运算符进行搜索。搜索速度也相当棒。并且还有OCR功能。也可以一键分享文件。可以在里面数据库里面阅读，不必打开外部的软件。用户可以多种方式查看数据，并定制有关程序和个别数据库的几乎所有内容以满足需求。
对于偶尔的模糊搜索，可以尝试人工智能引擎。虽然准确度有限且在中文环境下更糟，且大部分搜索可以用高级搜索语法和条件完成，但对于一些模糊或广泛的搜索条件，DevonThink的AI建议能提供搜索辅助。
用好DevonThink的搜索功能，可以进一步提升应用体验甚至创造价值。DevonThink也有属于自己的高级搜索语法，下面这篇短文简要介绍了如何使用布尔运算符、圆括号和通配符，进一步扩展和微调DevonThink的搜索能力有需要的读者可以参考。 需要指出的是，DevonThink运算符的语法与 DEVONagent 和 EasyFind、Finder、Spotlight、普通搜索引擎以及 C、C++、Objective-C、Java 和 JavaScript 等常用编程语言兼容，查询的复杂性不受限制。
论文引用管理工具——Zotero
Zotero 是一款强大的研究工具，它主要用于管理和引用学术论文。 下面我们详细讨论一下其主要功能和与 DevonThink 的协同作用。
- 多元化的文献添加方式： Zotero 提供了多种添加文献的方式。你可以直接从网页上添加文献，也可以通过 PDF 添加文件，甚至可以通过 DOI/ISBN 来添加。这些方式使得 Zotero 可以适应各种不同的使用场景。
- 自动识别与标签添加：Zotero 还可以自主下载论文，并自动识别论文内容，为你的论文自动添加 tags。这极大地节省了用户的时间，并使得论文管理变得更加高效。需要指出，Zotero 的标签管理功能使得处理大量杂乱的论文变得可能。除了自动添加tags之外，你还可以手动各种 tags 来有效地管理你的论文。这使得你可以快速找到你需要的论文，而不需要在海量的论文中一一搜索。
- 引用和链接导出：Zotero 的引用导出功能是其最受欢迎的功能之一。只需一键，你就可以导出你的论文引用，这对于写论文的人来说无疑是极大的便利。另外，Zotero还可以导出对应论文的链接，点击链接一键就能跳转到论文上。
- 与 DevonThink 的协同管理：Zotero 与 DevonThink 联合管理论文可以发挥出强大的效果。在这种方法下，你只在 Zotero 里保存基本的论文信息，而将论文文件统一保存在 DevonThink 中。然后，在 Zotero 中插入指向 DevonThink 的链接。这种方法使得你可以在 iPad 上同步使用这两款软件（在 iPad 上的 Zotero 可以直接打开对应的链接跳转）。
总的来说，Zotero 是一款强大的引文管理工具，它的功能强大，使用方便，尤其是与 DevonThink 的协同使用，更是将其优势发挥到了极致。
平时随笔记录工具——Agenda
Agenda 是一款优秀的日常记录软件，它的设计理念与传统的笔记应用有所不同。通过链接时间轴和笔记，Agenda 让你的想法更具组织性和上下文联系。
- 时间轴记录：Agenda 最大的特点是它以时间为线索来组织信息。你可以将你的笔记或事件连接到特定的日期或日程。这使得你可以很方便地回溯过去的记录，或者规划未来的任务。 比如你在学习过程中遇到的问题，你可以通过记录在 Agenda 中，并添加日期，以便以后进行回顾和解决。
- DevonThink 链接集成：Agenda 和 DevonThink 的配合使用可以更好地整理你的知识体系。你可以在 Agenda 中非常自然地插入 DevonThink 的链接，这让你可以轻松地从你的笔记跳转到你在 DevonThink 中保存的相关内容。
- 导出链接：Agenda 还可以非常自然地导出相关的笔记链接。这使得你可以在其他应用程序或平台分享你的笔记，或者在其他地方引用你的笔记。
- 随手记：Agenda 是记录你偶尔的想法、观察和灵感的好地方。你可以随时打开 Agenda 记录你的想法，而不需要担心它们会在纷繁的信息中丢失。而且，Agenda 的设计使得你可以在以后非常方便地找到这些笔记，进行进一步的思考和开发。另外，Agenda 也在我的手机和平板都上有对应的应用，我可以随时随地记录我所思所想，并使用 icloud 同步。
- 保护隐私：Agenda还可以用于记录重要信息，它能够锁定你不想让别人看到的笔记和项目。
总的来说，Agenda 为日常记录提供了一个全新的视角。通过与时间轴的结合，你可以更好地理解你的信息的上下文；通过 icloud，你可以随时随地记录脑海中的想法；而通过与 DevonThink 的结合，你可以更好地管理你的知识体系。
科研随想记录工具——Obsidian
Obsidian 是一款功能强大的笔记和信息管理软件，非常适用于科研活动。目前，我主要利用 Obsidian 来记录涵盖多个方面的科研信息，包括但不限于组会记录、研究设计、实验数据分析、文献阅读笔记，以及更个人化的科研心得和想法。
组会记录
在组会期间，Obsidian 为我提供了一种快速而直观的方式来捕捉关键信息和洞见。我可以方便地插入代码块、图表或其他媒体，以更全面地理解和记录讨论的内容。
科研心路和想法
对于长期的研究项目或是初步的研究设想，我发现 Obsidian 非常有助于跟踪和组织我的思路。特别是其“双向链接”功能，允许我轻易地在不同的笔记之间建立联系，从而在各个方面形成更完整、更深入的理解。
与其他工具的比较
相较于其他笔记工具如 Agenda，Obsidian 显得更加正式和结构化。虽然 Agenda 在同步体验上具有一定优势，适合随时随地的快速记录，Obsidian在移动端的使用并不方便，但 Obsidian 提供了更多高级功能，特别是在处理复杂和多层次的信息时，由于大部分科研活动都是在电脑上完成的，因此我通常更倾向于在电脑上使用它。其丰富的插件生态和键盘快捷方式也使得在电脑上使用 Obsidian 更加高效和顺畅。
文件的备份
对于任何人来说，备份文件都是极其重要的一环。无论是因为硬件故障、软件故障，还是其他无法预测的情况，数据丢失总是在我们意想不到的时候发生。
“时间机器”是MacOS系统的一项内置功能，它能够自动为你的Mac进行备份。 一旦你设定好备份磁盘，时间机器就会周期性地进行全面备份。它会首先备份整个系统。之后，每小时就会对改动的文件进行一次备份，每天保留一天内的备份，每周保留一周内的备份。这样的备份机制不仅能帮助你恢复整个系统，还可以让你找回过去某一时刻的文件版本。
要开始使用时间机器，你需要一个外部存储设备，如外置硬盘、网络存储（NAS）或者Mac的另一个分区。接下来，你只需要在“系统偏好设置”中选择“时间机器”，点击“选择备份磁盘”，然后选择你想要作为备份磁盘的设备。这个过程非常简单，系统会自动引导你完成设置。
如果你想要恢复某一文件或者整个系统，只需要在Finder中进入时间机器，就可以找到你想要的文件历史版本。如果需要恢复整个系统，你可以在开机时按住Command+R键进入恢复模式，选择从时间机器备份中恢复。
总的来说，MacOS的时间机器是一个强大而易用的备份工具，然而，正如我前面提到的，时间机器允许我们将数据备份到各种不同的地方，这自然就引出了一个问题：我们应该选择哪种备份方式呢？ 对于大多数人来说，最经济实惠的方案通常是备份到移动硬盘或云存储。对于有条件的用户，他们可能会选择购买家用级的网络存储设备（NAS）或者租用虚拟专用服务器（VPS）。
现在让我们深入研究一下，分析并比较备份到移动硬盘、NAS、云存储、以及VPS的优缺点。我们将主要从价格、容量、速度、和可靠性这几个关键因素进行考量。此外，我们还将关注隐私安全性、多设备支持和操作简易度等加分项。以下的表格将详细列出这些备份方式的比较结果。
- 价格：价格是从购买之日起最先考虑的元素，尤其是价格昂贵的NAS并非人人必需，需要以价格作为讨论的基础。通过权衡这些文件的重要性，来决定是否购买设备或服务。
- 容量：容量大小决定了在其中存放何种数据。比如U盘容量较小，本身适合传递数据而不是 存储数据。除了价格低廉，其他方面都比移动硬盘要差。
- 速度：传输速度也是一个重要因素，国内的上下行网速相差很多。所以不依赖于外网速度的移动硬盘和NAS是传输速度方面的佼佼者。
- 设备可靠性：备份损坏是一件令人头疼的事情，选择时需要提前考虑该设备是否可靠。
- 隐私安全性：是否放心地存放隐私文件，取决于这个设备是否会被轻易攻破。例如把数据存放在国内网盘中，数据的隐私安全往往就得不到保障。
- 多设备支持：如今设备不止电脑，我们的手机能否轻松访问这个服务也成为了重要的考虑因素。
- 操作简易度：是否便于操作，完成备份需要的步骤越少越好。
